Il consulente in eventi aziendali è la persona, società o agenzia che ha il compito organizzare e curare eventi o manifestazioni aziendali con un’unica finalità: ottenere e consolidare gli obiettivi di immagine o di comunicazione precedentemente definiti. In sintesi, il consulente in eventi deve organizzare per conto dell’azienda eventi che abbiano il successo desiderato, accompagnando il committente in tutte le fasi necessarie per la loro realizzazione.
Un evento aziendale rappresenta uno dei veicoli di comunicazione più importanti per aumentare il grado di successo e di visibilità di qualsiasi brand. Gli eventi aziendali possono essere considerati fra i migliori metodi per implementare politiche di marketing e di comunicazione aziendale, offrendo l’occasione concreta di acquisire nuovi clienti e consolidare quelli esistenti, oltre che aprire nuove opportunità di business.
Chiunque venga incaricato di organizzare un evento dovrà quindi essere in possesso di particolari capacità come quella di trovare idee originali, di essere in possesso delle risorse e degli strumenti necessari per svolgere il lavoro in modo unico, che segua lo stile aziendale e soprattutto che abbia requisiti di originalità. Ma come deve essere organizzato un evento professionale che possa raggiungere l’obiettivo di dare valore aggiunto al marchio e alla attività aziendale?
I principali modi di organizzare eventi per le aziende oggi possono essere così elencati: gli aperitivi, i pranzi o cene aziendali, i congressi, le convention, le sponsorizzazioni con finalità culturali, sportive o benefiche. Le occasioni possono essere le celebrazioni di particolari anniversari, l’inaugurazione di una nuova sede aziendale, show room o punti vendita, il lancio di nuovi prodotti o nuovi marchi.
Qual è il fattore critico su cui far leva nell’organizzazione di un evento aziendale? È necessario che il consulente scelto per l’organizzazione degli eventi abbia una comprovata struttura, seria ed affidabile, che sappia curare i particolari con estrema dovizia e faccia della professionalità il proprio punto di forza. Quindi, la caratteristica strategica da ricercare in una società che organizza eventi è la capacità di pianificare con cura e precisione tutti i dettagli e i particolari dell’evento.
Per organizzare un evento aziendale bisogna considerare molti aspetti, i più importanti dei quali sono la chiarezza degli obiettivi e la determinazione del target di riferimento. Le prime domande che un consulente o agenzia di consulenza in organizzazione di eventi dovrebbe porre sono quindi: qual è il vostro obiettivo? a che target di utenti volete rivolgervi? è chiuso ai partecipanti in varie forme all’azienda o aperto a tutti i possibili prospects?
Altro elemento di primaria importanza è l’investimento necessario per la buona riuscita dell’evento, tuttavia si tratta di un fattore meno determinante dei precedenti. Difatti, anche piccoli eventi con budget limitati, se ben organizzati e gestiti, possono comunque portare a risultati eccellenti. Dovrebbe comunque essere il consulente stesso a valutare, già nella fase di organizzazione dell’evento, se si possa ricorrere a possibili finanziamenti pubblici, piuttosto che a sponsor che possono contribuire a coprire parte delle spese o addirittura sobbarcarsi l’intero onere dell’evento.
Il partner per l’organizzazione di eventi aziendali dovrà concentrarsi su tutti gli aspetti operativi e organizzativi: scelta della location e cornice dell’evento (attraverso un preventivo studio di fattibilità che assicuri la conformità alle proprie esigenze); creazione della partecipazione; gestione del corso dell’evento, che deve prevedere l’accoglienza degli ospiti, la previsione di pause e l’intrattenimento degli invitati in generale; infine, la fase post evento, che va dalla consegna di gadget promozionali o di materiale informativo come brochure e leaflet.
