La consulenza nel settore del project management copre un ampio raggio di attività che riguardano in particolar modo le due fasi principali di cui si compone: la fase di progettazione e quella attuativa di sviluppo del/i progetto/i in questione. In questo particolare tipo di consulenza si parte dalla fase di disegno e personalizzazione della metodologia che si andrà ad utilizzare per la gestione di tutti i progetti, i prodotti, i servizi, fino alla fase di gestione culturale dei processi caratteristici di una specifica organizzazione.
Le attività finalizzate a definire una metodologia all’interno di un’organizzazione che opera per progetti sono le seguenti:
- Svolgere un assessment per comprendere il contesto aziendale e le caratteristiche dei progetti gestiti;
- Svolgere un assessment dei fabbisogni di supporto metodologici;
- Valutare il livello di maturità dell’organizzazione con riferimento alla corretta gestione dei progetti e dei programmi attuabili;
- Costituire gruppi di lavoro composti tramite condivisione di risorse umane e project managers dell’azienda;
- Sviluppare metodologie di gestione dei progetti tramite approcci di continuo miglioramento e strutturati per fasi, che inizialmente svolgano piccoli interventi di adeguamento e in seguito continuino con i miglioramenti, una volta verificata l’efficacia degli interventi precedenti;
- Applicare una metodologia su progetti campione, curandone la manutenzione e svolgendo interventi di quality assurance;
- Sviluppare e svolgere attività di training sul posto di lavoro dei progetti campione;
- Analizzare i risultati e le attività di follow-up cercando di far emergere le aree di miglioramento;
- Assistere all’ufficio preposto alla gestione del progetto: tale assistenza è di vitale importanza per definire le politiche di governance dei progetti insieme con il ruolo del PMO e per definire le modalità di integrazione con il resto dell’organizzazione;
- Fare consulenza nella gestione del portafoglio progetti: serve per incentivare e svolgere il processo di introduzione di strumenti software di gestione del portafoglio progetti nell’organizzazione, definendone le modalità di utilizzo ed i Key Performance Indicators (KPIs) per i processi di valutazione e selezione singoli progetti.
Una consulenza in ambito project management riguarda sia organizzazioni evolute che basano il proprio business sullo sviluppo e realizzazione di progetti, sia realtà che necessitano semplicemente di criteri strutturati per allocare gli investimenti e le risorse su iniziative di vario tipo. Alla definizione e selezione del portafoglio progetti si accompagna infatti sempre la necessità di focalizzare gli investimenti su quelle iniziative che comportano un maggiore contributo al business, sia in termini economici dia di penetrazione del mercato e/o di valore creato.
Nasce così l’esigenza di dotarsi di strumenti e di metodi per coordinare l’insieme delle attività progettuali in modo da collegare l’andamento dei risultati di ciascuna di esse al business aziendale ed al suo piano strategico in generale. La consulenza proposta deve saper supportare le organizzazioni nella gestione del portafoglio progetti e deve essere articolata secondo le fasi sopra elencate, che di seguito riassumiamo:
- Individuazione dei criteri di selezione dei progetti in base ai KPIs (es. valore creato, margine di contribuzione ecc.) definiti insieme alla Direzione;
- Applicazione dei KPIs sui progetti in corso e formazione di una scala di priorità dei progetti;
- Follow-up con aggiustamento dei KPIs in base ai risultati ottenuti;
- Raccordo tra pianificazione strategica, piani di azione operativi e progetti;
- Individuazione dei criteri di rappresentazione al board direzionale di gestione del portafoglio progetti;
- Eventuale individuazione dei software necessari per individuare strumenti di gestione del portafoglio in base alle specifiche definite;
- Monitoraggio nel primo periodo di implementazione del sistema;
- Formazione, necessaria per affiancare i manager di progetto, sui progetti più complessi soprattutto nella fase di avvio, pianificazione, gestione, monitoraggio e recovery system con lo scopo di minimizzare i rischi e gli impatti operativi. Oltre alla formazione di base deve esserci una fase di sviluppo competenze per la qualificazione professionale del personale dei progetti tramite la definizione dei percorsi di sviluppo, programmi didattici personalizzati e l’affiancamento nel processo di certificazione delle competenze acquisite.
